Case study
每天 30～60 分鐘的
只剩檢查、按一下。
一家保經公司的產險文件寄送自動化
這個案例的規模不大：一個內勤、一台電腦、一件每天都要做的事。我們把它當成第一個公開的案例，正是因為它夠小——小到三天做得完，也小到成效可以直接被比較。
對應四階段裡的 03 Workflow：不只做完一個步驟，而是接住從輸入到產出的整段流程。
客戶
一家保經公司的內勤團隊
導入時間
2026 年 9 月
從需求清單到上線
3 天
- 每天省下的手動作業
- 30～60 分鐘
- 每天要寄件的產險公司
- 8 家
- 文件自動分類
- 5 類
Before
每天下午都有
保經公司的內勤每天都有一件固定要做的事：把當天的產險文件寄給各家產險公司的窗口。聽起來簡單，實際上是這樣：
- 01登入公司的保經業務系統，匯出當天的保單與事件檔案。
- 02解壓縮，從幾個資料夾裡一個一個看檔名，挑出真的要寄的——發單只寄要保書、核保照會只寄「回覆」，其他不用。
- 03按產險公司分好，每一家開一封信。
- 04主旨要數份數：「要保書 ×3、授權書 ×1」；有一家還要把每一份的序號逐一列在主旨裡。
- 05附上檔案，再附上蓋完章、掃描好的送件清冊；有一家的附件要先加密壓縮。
- 06幾家就幾封信，一封一封寄出，最後把檔案清掉。
每天做、每一步都不需要判斷，但每一步都不能錯。要寄的家數每天不一樣，平均八家、多的時候十五家；案件少的日子半小時，多的時候一小時還做不完。
最花力氣的不是寄信，是「不能寄錯」
一封信寄錯收件者，就是一份客戶個資送到了不該收到的人手上。
檔名很像的「核保照會」和「核保照會回覆」，只有後者該寄；附件超過 25 MB，Gmail 會自動改成雲端連結，對方其實收不到檔案；寄到一半電腦當了，重開之後會不會重複寄？
這些事內勤每天都要在腦子裡再檢查一遍。這才是這段時間真正累人的地方。
What we built
把整段流程接起來，人只負責確認
我們沒有給內勤一個更好用的工具，而是把從下載到歸檔的整段流程接下來。
- 01自動下載並分類——排程在上班前就把當天的檔案下載、解壓、依規則分好，並產生每一家的信件。
- 02內勤檢查——一個畫面，每家產險公司一張卡片：收件人、主旨、附件一眼看完。某一份不用寄，按一下就移出來。
- 03全部寄出——確認後按一下，逐封寄出，寄完自動歸檔。
各家不同的規則（主旨用詞、序號格式、加密壓縮、清冊檔名）全部寫進設定裡。產險公司要新增、要改窗口、要改規則，內勤自己在畫面上改，不用回頭找工程師。
系統會擋下來的錯
收件者不對，不寄
按下傳送前會核對收件者與設定的一模一樣，避免 Gmail 的聯絡人建議把別人塞進來。
寄過的，不會再寄
寄到一半當機、重開工具，已經寄出的那幾封都認得。
確認真的寄出
不是看到「已傳送」就算數，而是到寄件備份裡找到那一封才算完成；確認不到的標成待確認，絕不自動重寄。
清冊還沒放、序號沒填，不寄
卡片會變成警示狀態，並寫清楚卡在哪一項。
附件太大，自動拆信
超過上限就拆成幾封，主旨自動標上【1/2】【2/2】。
客戶個資不離開公司
整個流程只在公司那台電腦、公司的業務系統，和原本就在用的 Gmail 之間進行。不經過任何第三方服務，也不經過 AI。工作紀錄裡的客戶姓名會自動遮罩，歸檔的檔案到期自動清除。
How it shipped
三天上線，照著實際使用修正
- 第 1 天把內勤每天的流程整理成一份清單，當天就有第一個可以試的版本。
- 上線前拿前一週真實的檔案測試，系統產生的主旨與內勤當天手寫的完全一致。
- 第 3 天第一次實際寄信。內勤回報「信都寄出了，但系統顯示不確定」——當天就改成到寄件備份逐封核對。
- 上線之後前後改了 14 個版本，每一版都是內勤實際用過、回報之後修的。
這就是我們說的「功能不是規劃出來的，是被實際需求推出來的」。
Results
成果
- 每天 30～60 分鐘、件多時更久的手動作業，變成檢查、按一下。
- 一年下來省下約 200 小時（以一年約 250 個工作天計算）。
- 案件量越大，省下的越多——件數變多，系統分類與寫信的工作量幾乎不會跟著變多。
- 內勤從「一步一步做」變成「最後確認」。